COLUMBUS OUTOUT MANAGER

Opis produktu

Columbus OM firmy Macro 4 zarządza dostawą dokumentów biznesowych, niezależnie od platformy pochodzenia, formatu dokumentu lub przeznaczenia, bez względu na to, czy jest to   druk, email, faks, Internet lub jakakolwiek inna mobilna technologia. Może pomóc organizacjom oszczędzić do 90% kosztów zarządzania wynikami poprzez minimalizowanie opóźnień w uzyskiwaniu wyników i rozmów z helpdeskiem oraz poprzez eliminowanie potrzeby "wbudowanych konstrukcyjnie" powiązań między aplikacjami a kanałami dostawy. Columbus     OM     upraszcza     administrację wynikami, natomiast gromadzenie danych powiązanych z drukiem zapewnia dokładne prowadzenie ewidencji i statystyki w celu śledzenia zasobów i optymalizacji grup drukarek. Integruje się z oprogramowaniem innych firm, w tym aplikacjami ERP, jak SAP®, narzędziami zarządzania siecią, narzędziami strukturowania dokumentów, jak również zastrzeżonymi technologiami   druku, aby zwiększyć zdolność organizacji do zarządzania wynikami. To wiodące na rynku rozwiązanie od Macro 4 zmniejsza koszty wyników oraz poprawia sprawność eksploatacyjną i produktywność użytkownika.

Zarządzanie dokumentami to klucz do sukcesu firmy. Dokumenty stanowią istotny napęd przedsiębiorstw, łącząc procesy biznesowe z coraz bardziej złożonym łańcuchem informacji.   Niezależnie czy w formie drukowanej, czy cyfrowej, ponad 90 procent wszystkich informacji przedsiębiorstwa jest zawarte w dokumentach.   Właściwe zarządzanie oraz kontrola dokumentów przedsiębiorstwa są zatem kluczowe dla ciągłości działalności.

Aby osiągać przewagę konkurencyjną, organizacje muszą dystrybuować drukowane oraz elektroniczne dokumenty do coraz bardziej zróżnicowanych nośników, poprzez wiele różnych złożonych platform oraz kanałów, w tym drukarki, faksy, serwery poczty elektronicznej, Internet oraz urządzenia mobilnej technologii.

W pogoni za nowymi technologiami, często lekceważy się fundamentalną rolę papierowych dokumentów. Nieświadome lekceważenie wynika z dwóch kluczowych czynników: żaden dział nie jest właścicielem drukowania w organizacji; po drugie oraz w wyniku tego, organizacje nie mają pojęcia o faktycznych kosztach drukowania.  Tak więc, wielkości te są regularnie ukrywane lub niedoszacowane.

Skupiając się na tych kosztach oraz procesach zarządzania dokumentami, organizacje mogą łatwo zyskać, obcinając koszty oraz poprawiając wydajność, oszczędzając od 10 do 30% na kosztach drukowania. Nie ma wątpliwości, że dokumenty są kluczowe dla przedsiębiorstw a technologia zarządzania dokumentami może pomóc im zredukować rosnącą w szybkim tempie czarną dziurę wydatków oraz zwiększyć sprawność eksploatacyjną, poprzez scentralizowanej metodzie zarządzania wielokanałowym dostarczaniem dokumentu. Wiodące na rynku rozwiązanie od Macro 4 może zredukować koszty wyniku oraz dostarczyć automatycznie zwiększoną sprawność eksploatacyjną oraz produktywność użytkownika.

Columbus OM z Macro4 zapewnia bezpieczne, terminowe otrzymanie dokumentów biznesowych, niezależnie od platformy pochodzenia, formatu dokumentu lub przeznaczenia, bez względu na to, czy jest on w formie wydruku, e-maila, faksu, internetowej lub jakiejkolwiek innej mobilnej technologii.

Zarządzając wynikami przedsiębiorstwa z niejednorodnych systemów, Columbus OM umożliwia szybką identyfikację i rozwiązanie problemu, automatycznie drukując ponownie brakujące strony oraz przeprowadzając ponowne trasowanie zadań do wydruku. Columbus OM upraszcza administrację wynikami, natomiast gromadzenie danych powiązanych z drukiem zapewnia dokładną ewidencję oraz statystyki w celu śledzenia zasobów oraz optymalizowania grup drukarek.

Pełne oraz dostosowywane do potrzeb klienta środki kontroli bezpieczeństwa zapewniają użytkownikom dostęp wyłącznie do dokumentów i funkcji, które są odpowiednie dla ich odpowiedzialności.  Użytkownicy mogą śledzić dokumenty, oglądać je, drukować je selektywnie lub usuwać.

Kluczowe cechy

Rzeczywista zdolność komunikacji między platformami

Columbus OM umożliwia rzeczywistą komunikację międzyplatformową. Może być wykorzystywany w dowolnej kombinacji systemu UNIX, Windows 2000, Windows NT® i S/390 oraz może zarządzać wynikami z jakichkolwiek źródeł, w obrębie jakiejkolwiek sieci systemów niejednorodnych do dowolnego miejsca przeznaczenia.  Columbus OM zapewnia architekturę pojedynczego wyniku, niezależne od licznych aplikacji umieszczonych w wielu różnych platformach.

Zarządzanie drukarkami przedsiębiorstwa

Columbus OM pozwala jakiejkolwiek aplikacji na podłączenie do dowolnej grupy drukarek. Zwiększa to znacząco elastyczność wielu organizacji, które są obecnie mocno ograniczone co do tego, jakie aplikacje mogą dostarczać dane do określonych grup drukarek w innych częściach organizacji. Jest to szczególnie interesujące zagadnienie w przypadku fuzji bądź przejęcia, które prowadzi nieuchronnie do wymieszania środowisk hosta i drukarki. Możliwości Columbus OM w zakresie "automatycznego odkrywania" nowych drukarek, na przykład w momencie wstępnego wdrożenia, a także załadowania danych w przechowalni standardu branżowego LDAP pogłębiły korzyści wynikające z oszczędzania czasu.

Kontrola użytkownika końcowego

Columbus OM zapewnia użytkownikom bezprecedensowy stopień kontroli opartej na zezwoleniach.  Użytkownicy końcowi mogą oglądać dokumenty online, ale nie drukować, czy też drukować wybrane strony po ich wcześniejszym przeglądnięciu na ekranie.   W dowolnym czasie, dokumenty mogą być śledzone pod kątem statusu, ponownie zaplanowane, skasowane i oglądane w archiwum wyników Columbus OM.

Zapewnione i zarządzane dostarczenie dokumentu

Columbus OM zapewnia dostarczenie dokumentów do jakiegokolwiek urządzenia lub systemu, zarządzając nim i odzyskując je po wystąpieniu błędów w sieci, serwerach, klientach lub urządzeniach drukujących. Wszystkie opcje bezpieczeństwa definiują dostęp użytkownika aż do poziomu pojedynczego dokumentu. Columbus OM zapewnia kompletną informację o statusie nie tylko użytkownikowi końcowemu, ale również aplikacji, która generuje wynik, a także centralnym systemom zarządzania. Przy użyciu Columbus OM, szerokość pasma sieci wymagana przez duże pliki do wydruku może zostać zmniejszona przez kompresję zawartości oraz kontrolę szybkości wysyłki.

Wielokanałowe dostarczanie i przedstawianie

Columbus OM może dostarczyć każdy dokument poprzez jakąkolwiek kombinację kanałów, nie tylko do drukarek i faksów, ale także przez e-mail, SMS albo do strony internetowej. Dzięki skalowalnej i elastycznej architekturze, Columbus OM pozwala organizacjom poradzić sobie z problemami nieustannie zmieniających się wymogów dla stale zwiększającego się zakresu kanałów, wpływających na ogrom aplikacji.

Inteligentne trasowanie dokumentów

Po odbiorze dokumentu, Columbus OM określa wymagania dla przetwarzania względem zbioru wstępnie zdefiniowanych zasad oraz wdraża wymagane działania, na przykład:

ü  Trasowanie dokumentu przez wyszukiwarkę struktury dokumentu lub przekształcenia dokumentu

ü  Rozdzielanie dokumentów na kilka mniejszych dokumentów

ü  Łączenie kilku dokumentów w większy

ü  Wysyłkę dokumentu do odpowiednich pojedynczych lub wielokrotnych miejsc przeznaczenia, takich jak drukarka, kopia dokumentacyjna, wraz z wersją HTML dla podglądu online za pośrednictwem strony internetowej.

Najmniej kosztowne trasowanie dla drukowania biurowego

Dokumenty są również inteligentnie trasowane do najbardziej efektywnego kosztowo urządzenia, poprzez wykorzystanie druku strefowego w środowisku drukowania w biurze.  Kiedy użytkownicy muszą coś wydrukować, klikają na drzewie nawigacyjnym swoją strefę drukowania (obszar biura, w którym mają szereg różnych drukarek). W oparciu o wymagania dla dokumentów i możliwości drukarki, Columbus OM automatycznie wybiera najmniej obciążone oraz najefektywniejsze kosztowo urządzenie. Można także ustawić wstępnie zdefiniowane polityki, na przykład, każdy dokument mający więcej niż 50 stron może być trasowany do bardziej odpowiedniej drukarki lub centrum drukowania, jeśli okaże się, że nie mają one połączenia z Internetem lub papieru, Columbus OM przekierowuje wynik do kolejnego najbardziej stosownego urządzenia i informuje użytkownika o tym, co się dzieje.

Łatwe drukowanie dla mobilnych pracowników

HotPrint, składnik Columbus OM, przenosi możliwości inteligentnego   trasowania na pracownika bez własnego biurka.  Helpdeski IT są często zasypywane telefonami od pracowników biurowych, którzy nie mogą drukować, bądź pracowników bez własnego biurka, którzy zainstalowali niewłaściwe sterowniki do drukarki, co prowadzi do utraty czasu i niższej produktywności obu stron.  Dzięki HotPrint, pracownicy mogą skorzystać z grupowych lub strefowych możliwości drukowania, aby zapewnić szybkie i łatwe drukowanie, bez względu na ich lokalizację.

Stosowanie HotPrint oznacza:

ü  Koniec z utraconymi zadaniami do wydruku

ü  Koniec z traceniem czasu na wyszukiwanie adresów IP

ü  Koniec z przesyłaniem dokumentów pocztą elektroniczną do kolegów, aby je wydrukowali

Optymalizacja grupy drukarek z dokładnymi statystykami

Columbus OM gromadzi dokładne informacje ewidencyjne oraz statystyczne w celu skutecznego monitorowania zasobów i alokacji kosztów. Szczegółowe analizy i raporty wykażą, kto, co i kiedy drukował, a także powiązane z tym koszty.   Może być to przydatne dla alokacji kosztów w dziale, fakturowania klienta lub stworzenia nowych modeli dla sprzedaży usług na rynku. Raporty dostarczą wielu różnych informacji, takich jak: które drukarki są najbardziej obciążone, które są najmniej obciążone i niewykorzystywane w odpowiednim stopniu, najpopularniejsze zadania w zakresie drukowania oraz osoby najczęściej korzystające z urządzeń. Gromadzenie kluczowych danych umożliwia analizę wyników w skali całej organizacji. Informacje mogą być wykorzystane do planowania strategicznego i optymalizacji grupy drukarek w organizacji.

Integracja z aplikacjami innych firm

Columbus OM integruje się z oprogramowaniem innych firm, w tym aplikacjami ERP, narzędziami zarządzania siecią, narzędziami tworzenia dokumentów, jak również zastrzeżonymi technologiami druku, w celu wzmocnienia zdolności organizacji do zarządzania wynikami. Columbus OM jest w pełni certyfikowane z interfejsem - BC XOM oraz zapewnia dzięki niemu informacje zwrotne o statusie zadania i urządzenia do SAP® na wszystkich etapach eksploatacji, w tym kontrolę procesu dla wszelkich innych usług, takich jak strukturalizowanie dokumentów.

Integracja z produktami logistyki informacji biznesowej

Columbus OM stanowi kluczową część infrastruktury Logistyka Informacji Biznesowej (Business Information Logistics - BIL). BIL monitoruje i kontroluje zmiany w dokumentocentrycznych procesach biznesowych, zarządzając skutecznie całym cyklem życia dokumentu. Columbus Z jest produktem zarządzania wynikami dużego systemu komputerowego dla środowisk S/390 i z/OS. Columbus Central zapewnia bardziej wyrafinowane możliwości przepływu informacji, które są ściśle zintegrowane z produktami Columbus. Columbus DW przechowuje dokumenty wszelkiego typu w jego długoterminowym archiwum, do którego można uzyskać bezpieczny dostęp, zarówno od wewnątrz, jak i poprzez organizacje zewnętrzne. Dodatkowe cechy zapewniają eksplorację danych treści dokumentu, natychmiastowe drukowanie, przesyłanie pocztą elektroniczną lub faksem oraz przekształcenie dokumentów w HTML/XML, aby uzyskać łatwy dostęp przez przeglądarkę.

Funkcjonalność

Zarządzanie kolejkami

ü  Zatrzymuj i restartuj zadania w dowolnym momencie.

ü  Przesuwaj zadania w ramach kolejki.

ü  Wznawiaj zadania (selektywnie).

ü  Podziel zadania i przeprowadź ponowne trasowanie.

ü  Przeglądaj i modyfikuj atrybuty.

Dostarczenie wyniku

ü  Priorytety odnośnie zadań oparte, np. SAP Spool Parameter Priority.

ü  Zdefiniuj czas drukowania.

ü  Zautomatyzowane wyważanie ciężaru wyników pomiędzy wieloma drukarkami.

ü  Drukuj według typu papieru

ü  Inteligentne ponowne trasowanie drukowania do innych urządzeń z uwagi na awarię/zatkanie papieru, itd.

ü  Przetwarzanie złożonych reguł biznesowych.

Zarządzanie i kontrola nad dodatkowymi kanałami

ü  Archiwum, faks, poczta, strona internetowa, itd.

ü  Integracja.

Zarządzanie i kontrola nad drukarką

ü   Zarządzaj i kontroluj   druk przez Windows GUI lub WUI.

ü   Komunikaty snmp-trap i integracja struktury.

ü   Dwukierunkowe przesyłanie wiadomości pomiędzy użytkownikiem a administratorem.

Bezpieczeństwo i funkcjonalność kontroli

ü  Zintegrowane i elastyczne bezpieczeństwo.

ü  Dzienniki audytu śledzące użytkowników, zadania, itd.

ü  Wsparcie dla bezpiecznego drukowania PIN.

Integracja z trzecią stroną Aplikacje

ü  Narzędzia formatowania/strukturyzowania dokumentów.

ü  Optymalizacja rozwiązań dla faksu, archiwum i poczty.

ü  Certyfikowane interfejsy SAP®.

Specyfikacja techniczna

Środowiska operacyjne:

ü  Stacja robocza i serwer Windows 2000, Windows XP, serwer Windows Serwer X2003.

ü  Unix: AIX 4 do 5,3; HP-UX 11; Solaris 7, 9 i 10.

ü  Linux: Red Hat Enterprise Linux 3; SuSE Linux Enterprise 8.

Wsparcie platformy:

ü  SAP integration BC-XOM

ü  Integracja serwera poczty przy użyciu protokołu SMTP.

ü  HP OpenView.

ü  LDAP.

Integracja z innymi rozwiązania Macro4:

ü  Columbus Z, Columbus Central, Columbus DW, Columbus APO, Columbus DFM.