COLUMBUS DOCUMENT WAREHOUSE
Opis produktu
Columbus DW jest magazynem dokumentów z krótko, średnio i długookresowym terminem przechowywania z jednoczesną możliwością szybkiego wyszukiwania dużych ilości dokumentów elektronicznych. Zapewniając szybki, łatwy dostęp do milionów dokumentów, Columbus DW stanowi wydajny fundament dla interakcji pomiędzy klientami, partnerami i dostawcami usług.
Columbus DW szybko wprowadza, archiwizuje, przekształca i przedstawia dokumenty, takie jak umowy, rachunki, oświadczenia, korespondencję i raporty, z jakiejkolwiek pożądanej aplikacji, w tym skany. Poza podglądem dokumentów w ich oryginalnym formacie, Columbus DW jest w stanie przekształcić dynamicznie treść dokumentów na wiele różnych sposobów odpowiednio do podglądu dla danego kanału komunikacyjnego. Z uwagi na to, że dokumenty są przekształcane tylko na żądanie, Columbus DW oszczędza na kosztach przechowywania, przechowując dokumenty w ich oryginalnym formacie. Dzięki właściwemu poziomowi dostępu bezpieczeństwa, użytkownicy mogą również trwale usuwać dokumenty z archiwum, umożliwiając organizacji spełnienie niektórych jej wymogów prawnych i regulacyjnych.
Columbus DW zapewnia skuteczne rozwiązania, które pomagają organizacji w jak najlepszym wykorzystaniu dokumentów przedsiębiorstwa, dokonując równocześnie oszczędności finansowych przez przekształcanie wersji papierowych w elektroniczne, przechowywanie ich i dostarczanie, w sposób obniżający koszty wyszukiwania danych oraz zapewniający użytkownikowi końcowemu podwyższony poziom obsługi i wydajności.
Niezależnie czy w fomie druku, czy elektronicznej, ponad 90 procent informacji przedsiębiorstwa jest zawarte w dokumentach, co wyraźnie ustala ich znaczenie w samym sercu każdego procesu biznesowego.
Potrzeby w zakresie przechowywania i wyszukiwania kluczowych dokumentów biznesowych stanowią istotny element zarządzania dokumentami w organizacjach, które z uwagi na charakter prowadzonej działalności podlegają ściśle określonym przez regulatora działaniom legislacyjnym. Działania te sprawiły, że koniecznością dla firm stała się zdolność do zarówno bezpiecznego przechowywania, jak i szybkiego wyszukiwania wszystkich dokumentów biznesowych w archiwum, które umożliwia natychmiastowy dostęp dla użytkowników ograniczonych względami bezpieczeństwa.
Poza wymogami w zakresie zgodności, natychmiastowy dostęp do dokładnej kopii dokumentów związanych z klientami, np. umów, rachunków i oświadczeń, umożliwia call centre zapewnienie znacznie lepszej obsługi klientów, umożliwiając szybsze rozwiązanie spraw i krótszy czas rozmów. Dzięki udostępnieniu informacji online, klienci mogą zajmować się nawet własnymi zapytaniami, a organizacje mogą wyeliminować ryzyka i opóźnienia procesów opartych na papierze poprzez współdzielenie kluczowych informacji biznesowych i finansowych, takich jak umowy, oświadczenia statusy czy polisy z klientami oraz partnerami biznesowymi za pośrednictwem strony internetowej.
Mając właściwy poziom bezpiecznego dostępu, użytkownicy mogą również trwale usuwać dokumenty z archiwum, umożliwiając organizacji spełnienie niektórych wymogów prawnych i regulacyjnych.
Magazyn dokumentów online
Columbus Document Warehouse jest magazynem dokumentów online dla krótko, średnio i długookresowego przechowywania i wyszukiwania ogromnych ilości dokumentów elektronicznych. Zapewniając szybki, łatwy dostęp do milionów dokumentów, Columbus DW jest wydajnym fundamentem dla interakcji między klientami, partnerami i dostawcami.
Columbus DW szybko wprowadza, archiwizuje, przekształca i przedstawia dokumenty, takie jak polisy, umowy, rachunki, oświadczenia, korespondencję i raporty z jakiejkolwiek pożądanej aplikacji, w tym skany, a także zapewnia dostęp do dowolnych kanałów komunikacyjnych przedsiębiorstwa. Użytkownicy biznesowi w call centre, z front office i back office, a także użytkownicy poprzez stronę internetową, interaktywną telewizję cyfrową lub jakąkolwiek mobilną technologię mogą oglądać, analizować, drukować lub przekazywać dokumenty jednym naciśnięciem przycisku.
Dynamiczne przekształcanie dokumentów
Poza podglądaniem dokumentów w ich oryginalnym formacie, Columbus DW jest w stanie dynamicznie przekształcać treść dokumentów na wiele różnych formatów, odpowiednich dla podglądu w danym kanale komunikacyjnym. W miarę jak dokumenty są przekształcane na żądanie, Columbus DW oszczędza na kosztach przechowywania, sortując dokumenty w ich oryginalnym formacie.
| | Dane wyjściowe | ||||
Dane wejściowe | | ASCII | TIFF | HTML | PCL5 | |
ASCII | √ | √ | √ | √ | √ | |
AFP | √ | √ | √ | √ | √ | |
DJDE | √ | √ | √ | √ | √ | |
EBCDIC | √ | √ | √ | √ | √ | |
Metacode | √ | √ | √ | √ | √ | |
PCL5 | √ | √ | √ | √ | √ | |
PS* | √ | √ | √ | √ | √ | |
Musi spełniać normę DCS.
Uniwersalne wprowadzanie dokumentów
Każdy dokument lub wynik wygenerowany na komputerze z aplikacji biznesowej mogą być wprowadzane i przechowywane w Columbus DW. Wprowadzana jest dokładna kopia dokumentu, np. polisy, umowy, faktury, korespondencji itp., która może następnie zostać udostępniona użytkownikom wewnętrznym, takim jak call centre, klientom oraz partnerom, on-line, za pośrednictwem strony internetowej, a także wszelkiej pożądanej technologii komputerowej lub mobilnej. Zdolność odnoszenia się do dokumentów rzeczywistych, znanych klientowi i partnerom, znacznie poprawia komunikację i usprawnia rozwiązanie zapytania.
Automatyczne indeksowanie i kompresja
Bez względu na to, jak wydajny może być proces przechowywania, jest on prawie bezwartościowy, jeżeli użytkownicy nie mogą szybko i łatwo lokalizować dokumentów. Kluczową cechą Columbus DW jest mechanizm, przez który dokumenty, które mają być przechowywane, są automatycznie analizowane, a ich istotne wartości wydobywane, w celu zbudowania indeksu szybkiego dostępu, na przykład daty, numeru polisy czy nazwy klienta. Nawet jeśli strumień danych zawiera setki dokumentów w pojedynczym pliku, Columbus DW może elektronicznie "rozdzielić" i indeksować dokumenty osobno.
Columbus DW wyszukuje wstępnie zdefiniowane obszary każdego dokumentu, aby zlokalizować wartości pola indeksowanego, wyszukując w górę, w dół lub pokrewnych, wedle potrzeb. Pola indeksowe nie muszą być zatem dokładnie w tym samym miejscu na każdym dokumencie. Po pozyskaniu wartości indeksowych, dane są kompresowane maksymalnie o 95% ich oryginalnej wielkości oraz przechowywane w ich oryginalnym formacie. Zapewniając takie kompleksowe możliwości kompresji danych, Columbus DW dostarcza istotnych oszczędności na kosztach nośników oraz minimalizuje koszty finansowe prowadzenia stale rosnącej bazy danych tak, aby była od razu dostępna online. System Columbus DW może obsługiwać ogromne ilości danych. Może zindeksować, skompresować oraz zapisać na dysk do 10 mln dokumentów na godzinę. Columbus przechowuje do 3 mln stron/obrazów na 1 GB oraz ma praktycznie nieograniczone możliwości serwera - wielu klientów przechowuje na pojedynczym serwerze kilka miliardów dokumentów.
Wyszukana eksploracja dokumentów
Możliwości wyszukanej eksploracji dokumentów mogą wydobywać i analizować dane zawarte w dokumentach. Pracownicy Działu Obsługi Klienta mogą doraźnie eksplorować dane z dokumentów, aby pomóc klientom indywidualnym, na przykład: przeanalizować liczbę zamiejscowych rozmów na podstawie rachunków telefonicznych klienta za ubiegły rok i poinformować go o odpowiednich opcjach usługowych.
Personel Marketingu może analizować dane grupy, aby skuteczniej określić ogólne tendencje klienta oraz docelowe kampanie marketingowe. Na przykład, można eksplorować raporty, aby sprecyzować zmiany geograficzne wielkości popytu na poszczególne produkty. Wyniki mogą być eksportowane do arkuszy kalkulacyjnych oraz innych zewnętrznych aplikacji, w celu dalszej analizy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Inteligentne śledzenie
Cechy przepływu informacji o dokumentach w Columbus DW umożliwiają użytkownikom zmiany statusu dokumentów, aby wskazać, że działania zostały wykonane, na przykład: zmiana statusu z "nowa faktura" na "zatwierdzona". Przepływ informacji o dokumentach jest napędzany zastosowaniem modyfikowalnych wtórnych wskaźników. Wskaźniki te mogą być wykorzystane do zmiany statusu dokumentu. Cecha ta może być również zastosowana do rozsyłania dokumentów do różnych użytkowników, bez konieczności fizycznego przemieszczenia samego dokumentu. Daje to przewagę niższego ruchu w sieci z uwagi na to, że dokumenty nie są przenoszone pomiędzy użytkownikami. Zapewnia to również wyższe poziomy integralności i bezpieczeństwa. Z uwagi na to, że każda zmiana wtórnego indeksu jest rejestrowana, Columbus DW zapewnia pełną historię audytu każdego przechowywanego dokumentu.
Wydajne wyszukiwanie
Columbus DW zapewnia szereg możliwości wydajnego wyszukiwania, aby odnaleźć określone dokumenty przechowywane w archiwum. Obejmują one:
Ø Wyszukiwanie indeksów - najszybsza oraz najłatwiejsza metoda na odnalezienie dokumentów przechowywanych w Columbus DW. Użytkownicy dokonują wyszukiwania przy użyciu wyrażeń Booleana w ramach kluczowego pola indeksowego.
Ø Dynamiczne indeksowanie - użytkownicy mogą tworzyć dodatkowe wskaźniki. dynamicznie, podczas wyszukiwania, a nie podczas archiwizacji. Użytkownicy indywidualni mogą zatem zdefiniować specjalistyczne wskaźniki zgodnie ze swoimi potrzebami.
Ø Wyszukiwanie "swobodnego" tekstu - jeżeli dokumentu nie można ich zidentyfikować na podstawie informacji o indeksie, użytkownicy mogą przeszukiwać całą treść tekstową archiwum.
Ø Zapisane zapytania - użytkownicy mogą zapisać zestaw kryteriów wyszukiwania, które mogą być wykorzystane, aby szybko ponownie odnaleźć dokument.
Ø Usunięcie dokumentów - administratorzy mogą na stałe usuwać dokumenty z archiwum Columbus DW, co pozwala im spełnić pewne wymagania prawne.
Dostęp kontrolowany
Pełne oraz dostosowane do klienta środki kontroli bezpieczeństwa zapewniają użytkownikom dostęp wyłącznie do dokumentów i funkcji, które są odpowiednie dla ich odpowiedzialności.
Płynna integracja z aplikacjami biznesowymi
Columbus DW oferuje certyfikowaną przez SAP® integrację ArchiveLink (BCAL
i BC-HTTP), która umożliwia archiwizowanie danych, dokumentów oraz list do wydruku w Columbus DW, a także ich wyszukiwanie z SAP lub przez interfejs użytkownika Columbus. Columbus DW wspiera również procesy SAP "późnego" oraz "wczesnego" archiwizowania zewnętrznych opracowań i elektronicznych dokumentów.
Podsumowanie
Udostępnij wartość Twoich dokumentów biznesowych.
Możliwości archiwizacji
ü Columbus DW może wprowadzać i przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów oraz dowolne wyniki wygenerowane z aplikacji biznesowych.
ü Unikalne możliwości i pojemność przechowywania minimalizuje koszty finansowe prowadzenia stale rozrastającej się bazy danych.
ü Aplikacja zapewnia płynną wymianę informacji elektronicznych pomiędzy klientami i dostawcami.
ü Łatwość wdrożenia bez kosztownych zmian zasadniczych systemów przedsiębiorstwa.
Indeksowanie i kompresja
ü Przechowywane dokumenty są automatycznie analizowane a istotne wartości są wydobywane, aby zbudować indeks szybkiego dostępu.
ü Po wydobyciu wartości indeksowych, dane są kompresowane maksymalnie do 95% ich wielkości oryginalnej i przechowywane w swoim oryginalnym formacie.
ü Columbus DW przechowuje do 3 mln stron/obrazów w przeliczeniu na 1GB.
Eksploracja dokumentów
ü Możliwości wyszukanej eksploracji dokumentów mogą wydobyć i przeanalizować dane zawarte w kilku dokumentach.
Wyszukiwanie
ü Wyszukiwanie indeksów - użytkownicy wyszukują stosując wyrażenia Booleana w ramach kluczowego pola indeksowanego.
ü Dynamiczne indeksowanie – indeksy mogą być tworzone podczas wyszukiwania, a także nie muszą być tworzone na etapie archiwizacji.
ü Wyszukiwanie "swobodnego tekstu” - użytkownicy mogą również przeszukiwać całkowitą zawartość tekstową archiwum.
ü Zapisane zapytania - użytkownicy mogą zapisywać kryteria wyszukiwania dla celu powtórzonych wyszukiwań.
ü Usunięcie dokumentów – administratorzymogą usuwać dokumenty, co umożliwia spełnianie określonych wymogów prawnych.
Bezpieczeństwo i funkcjonalność kontroli
ü Zintegrowane i elastyczne bezpieczeństwo.
ü Zapewnia pełną historię audytu każdego przechowywanego dokumentu.
Integracja
ü Integracja ArchiveLink (BC-AL & BC+HTTP) certyfikowana przez SAP®
Specyfikacja techniczna
Środowiska operacyjne:
ü Stacja robocza i serwer Windows 2000, Windows XP, serwer Windows 2003 lub późniejsze wersje.
ü Unix: AIX 4,3 lub późniejsza wersja, HP-UX 11 lub późniejsza wersja, Solaris 7 lub późniejsza wersja.
ü Linux: Red Hat Enterprise Linux 3 lub późniejsza wersja.
ü SuSE Linux Enterprise 8 lub późniejsza wersja.
Wsparcie platformy:
ü SAP integration BC-AL i BC-HTTP.
ü ASCII, AFP, DJDE, EBCDIC, Metacode, PCL5, PS*, PDF (inbound).
ü Postscript, PNG, XML, ASCII, TIFF, HTML, PCL5, PDF (Outbound).
* Musi spełniać normę DCS
Integracja z innymi rozwiązaniami Macro 4:
ü Columbus OM, Columbus Central, Columbus Z, Columbus APO, Columbus DFM.
